Nell'Aula virtuale ci sono due tipi di pod dedicati alla condivisione di documenti, presentazioni e file in genere: i pod File Share e i pod Share.

I pod File Share permettono a Gestori e Moderatori di caricare file nell'Aula virtuale che possono essere poi scaricati da tutti i partecipanti sul proprio computer. Ogni tipo di file (con qualunque estensione) può essere caricato mediante questo pod perché il file non viene in alcun modo visualizzato nell'Aula virtuale, è presente solo un collegamento (URL) da cui scaricarlo.

Diversamente utilizzando il pod Share si può visualizzare e utilizzare all'interno dell'Aula virtuale il file che viene caricato, ma In questo pod si accettano solo alcuni tipi di file (.PPT, .JPG, .GIF, .PNG, .SWF, .FLV). Questo tipo di pod permette inoltre sia la condivisione di una lavagna virtuale che quella dello schermo e delle applicazioni locali.

Gestori e Moderatori possono utilizzare il pod Share per esibire documenti e presentazioni o per condividere applicazioni (finestre della postazione locale) con tutti i partecipanti. Per fare questo è necessario avere l'Adobe Acrobat Connect Add-in.

Nel pod Share sono disponibili le seguenti opzioni:

• Documents: Permette di utilizzare diversi tipi di oggetti come presentazioni, immagini e documenti.
• Whiteboard: Moderatori e Gestori possono fare annotazioni e disegni in tempo reale (anche sovrapponendoli a documenti e presentazioni).
• My Computer Screen: Condivisione del Desktop, di finestre o di applicazioni dalla postazione del Moderatore o del Gestore.

Utilizzando l'opzione Documents del pod Share si possono esibire i seguenti tipi di documenti:

• Presentazioni Microsoft PowerPoint (.PPT)
• Immagini (.JPG, .GIF e .PNG)
• Oggetti Flash (.SWF)
• Video Flash (.FLV)

Ai partecipanti non è richiesto MS PowerPoint© o un viewer per vedere la presentazione .PPT perché questa viene convertita in oggetto Flash durante il caricamento (upload). Pertanto si eliminano tutti i problemi di compatibilità tra le diverse versioni del software installato sui terminali dei vari partecipanti.

Se si desidera utilizzare questa funzione, ogni altro tipo di documento deve essere convertito in Flash prima di essere caricato sul server e condiviso. Per effettuare questa conversione può essere utile FlashPaper, chiedi a   per averne una copia personale.

Per caricare un documento nel pod Share si deve:

1. Premere il pulsante Documents nel mezzo di un pod Share vuoto.
2. Scegliere “Select From My Computer” nel menu a tendina che appare. Si apre una finestra di scelta (File Manager).
3. Muoversi tra le cartelle locali e scegliere (tra quelli di tipo supportato) il file da esibire.
4. Premere il tasto “Apri" ("Open").

Il file viene caricato sul server e convertito in un file Adobe Connect (Flash). Il contenuto viene visualizzato nel pod Share.

Per condividere un file già caricato nell'Aula virtuale si preme il pulsante Documents in un pod Share vuoto e si sceglie il file dalla lista.

Sincronizzare le presentazioni
Adobe Connect sincronizza automaticamente la visione delle presentazioni PowerPoint (e di tutti i documenti "multiframe") così l'intera platea virtuale vede quello che vede il Moderatore. I Gestori e i Moderatori possono disattivare la sincronizzazione e lasciare che ciascuno dei partecipanti si muova nella presentazione a proprio piacimento.

Con la sincronizzazione attiva è il Moderatore che, attraverso i pulsanti nella parte inferiore sinistra del pod Share evidenziati in figura, controlla avanzamento (e arretramento) della presentazione.

Inoltre, quando la sincronizzazione è attiva, il Moderatore può aprire (e chiudere) la barra laterale (sidebar) con informazioni sulla presentazione, annotazioni e funzione di ricerca nel documento. Per visualizzare o nascondere la barra laterale occorre premere il pulsante "Show/Hide Sidebar" (vedi figura seguente) nella parte inferiore del pod Share.

Disattivare la sincronizzazione
Per disattivare la sincronizzazione occorre rilasciare il pulsante Sync (vedi figura seguente) nella barra inferiore del pod Share (il cui stato iniziale preimpostato è "premuto = sincronizzazione attiva"). Questo tasto non appare se non viene caricato un file con contenuto "a visualizzazioni multiple".

Con la sincronizzazione disattivata a tutti i partecipanti appaiono sulla destra del pod Share i controlli per scorrere la presentazione. Ognuno può utilizzare tali controlli per spostarsi nella presentazione in modo indipendente.

Premere nuovamente il pulsante Sync per riattivare la sincronizzazione, in tal modo tutti i partecipanti tornano a vedere quello che vede il Moderatore.

Una lavagna virtuale condivisa (whiteboard) permette di creare testi, linee, cerchi, quadrati e figure a mano libera in tempo reale durante la sessione. Tutti i Gestori e i Moderatori possono utilizzare una lavagna virtuale e se ne possono creare diverse nella stessa Aula virtuale. Ci sono due modalità di utilizzo della lavagna virtuale:

• da sola, per creare nuovi contenuti
• sopra a documenti o presentazioni condivisi nel pod Share per aggiungere annotazioni e dettagli

1. Premere il pulsante Whiteboards in un pod Share vuoto.
2. Scegliere "New Whiteboard" nel menu a tendina che appare. Una lavagna bianca riempie il pod.
3. Premere l'icona "Whiteboard Tools" (vedi figura seguente) per aprire la barra degli strumenti per il disegno.
4. Scegliere uno strumento di disegno o di scrittura.
5. Fare click in un punto della lavagna per iniziare a scrivere o disegnare (a seconda dello strumento scelto).

Per aggiungere una lavagna virtuale su un documento o una presentazione condivisa in un pod Share si deve:

1. Premere il pulsante Whiteboards Overlay nella parte inferiore del pod Share (vedi figura seguente). La barra degli strumenti della lavagna virtuale appare nell'angolo in basso a destra del pod.
2. Scegliere uno strumento di disegno o di scrittura.
3. Fare click in un punto della lavagna per iniziare a scrivere o disegnare (a seconda dello strumento scelto).

I Gestori e i Moderatori possono utilizzare il pod Share per condividere il proprio schermo e anche per lasciare il controllo delle proprie applicazioni agli altri Gestori e Moderatori. Per fare questo è necessario avere l'Adobe Acrobat Connect Add-in che abilita le funzioni estese del pod Share ed in particolare:

• Condivisione Schermo (Screen Sharing): nel pod Share viene visualizzato in tempo reale lo schermo o la finestra selezionata oppure l'applicazione aperta sul terminale del Gestore o Moderatore.
• Condivisione Applicazioni (Application Sharing): i Gestori e i Moderatori possono abilitare altri Gestori e Moderatori a controllare lo schermo o la finestra selezionata oppure l'applicazione aperta sul terminale.

Condivisione Schermo: mostrare schermo, finestre o applicazioni
Col pod Share i Gestori e i Moderatori possono inviare il contenuto del proprio schermo, così come di finestre o di applicazioni, a tutti i partecipanti all'Aula virtuale. Ogni modifica che Gestore o Moderatore effettuano, incluse le finestre di dialogo, viene vista da tutti i partecipanti. Occorre però fare attenzione perché per essere vista non basta selezionare la finestra o l'applicazione, ma questa deve essere interamente visibile sullo schermo del Gestore o Moderatore che la invia; se vi si sovrappone una finestra di un'applicazione non selezionata per la condivisione si ha l'effetto che i partecipanti vedono una trama incrociata in nell'area in cui avviene la sovrapposizione.

Si noti che l'utilizzo della condivisione dello schermo richiede una banda elevata (più di 350 Kbps) e deve pertanto essere utilizzato con cautela (ridurre al minimo la risoluzione dello schermo da condividere). Anche i partecipanti con connessioni ad alta velocità potrebbero avere problemi a vedere in tempo reale uno schermo condiviso. Quando è possibile è meglio far visualizzare localmente i contenuti ai partecipanti (ad esempio invece di condividere una finestra del browser per mostrare una certa pagina è meglio utilizzare il pod Web Links per aprire l'URL nel browser dei partecipanti e chiedere a tutti di guardare il sito).

Per avviare la condivisione dello schermo:

1. Premere il pulsante My Computer Screen… in un pod Share vuoto. Appare la finestra di scelta Start Screen Sharing.
2. Scegliere il tipo di condivisione tra: Schermo (Desktop), Finestra (Window) o Applicazione (Application). Se il terminale ha due monitor scegliere anche quale dei due si vuole condividere (si consiglia di condividere lo schermo principale e spostare la finestra con la videoconferenza Adobe Connect in quello secondario).
3. Scegliere dall'elenco la voce relativa a ciò che si desidera condividere e premere il pulsante Share.

In seguito alla condivisione dello schermo (pressione del pulsante Share) vengono effettuate automaticamente le seguenti azioni:

• Se si condivide una applicazione o una finestra, questa viene portata in primo piano. Se si condivide l'intero schermo, la finestra dell'Aula virtuale (Adobe Connect) viene iconizzata.
• L'icona di Macromedia Adobe Connect viene aggiunta alla barra delle applicazioni (taskbar in Windows o icon bar per i Macintosh).
• A tutti i partecipanti appare nel pod Share dell'Aula virtuale ciò che è stato condiviso.

Per terminare la condivisione basta premere il tasto Stop Sharing nella parte inferiore del pod Share.

Si può attivare l'opzione "Preview" per avere la stessa vista che hanno i partecipanti nel loro pod Share, per farlo occorre premere il tasto Preview (la cui icona è un paio di occhiali, come mostrato nella figura seguente) nella barra in basso del pod Share.

Con l'opzione Preview si può effettuare la condivisione di un'applicazione e nel frattempo vederne l'effetto (preview). Se si usa un monitor singolo occorre ridimensionare le finestre in modo che quella dell'applicazione condivisa e quella di Preview non si sovrappongano, altrimenti la parte coperta di quella condivisa viene sostituita da una trama incrociata blu nella visualizzazione degli altri partecipanti.

Condivisione Applicazioni: dare il controllo ad un altro Gestore o Moderatore
Durante la condivisione si può lasciare il controllo di schermo, finestra o applicazione condivisa ad un altro Gestore o Moderatore, in modo che quest'ultimo possa utilizzare l'oggetto condiviso come se si trovasse sul proprio terminale.

Per lasciare il controllo della condivisione ad un altro Gestore o Moderatore si deve:

1. Avviare la condivisione di schermo, finestra o applicazione.
2. Attendere che un Gestore o un Moderatore ne richiedano il controllo. Quando la finestra di dialogo appare, accettare premendo Accept.

Per prendere il controllo di schermo, finestra o applicazione condivisa, il Gestore o il Moderatore deve richiedere il controllo. Per farlo deve premere il pulsante Request Control nella parte inferiore del pod Share.

Quando qualcun altro richiede il controllo, al Gestore o al Moderatore che sta condividendo appare un messaggio in basso a destra sul suo schermo principale con la domanda "accettare o rifiutare la richiesta di controllo?". Se viene dato il controllo a un altro Gestore o Moderatore appare il pulsante Stop Sharing sulla barra in alto dell'oggetto condiviso. Per riprendere il controllo della condivisione basta premere il tasto Stop Sharing.

In alternativa si può terminare la condivisione cliccando sull'icona Adobe Connect nella barra delle applicazioni e selezionando nel menu a tendina che appare "Stop Screen Sharing" (come mostrato in figura seguente).

Al Gestore o al Moderatore che ha richiesto il controllo, se la richiesta viene accolta, viene visualizzato un messaggio che lo informa di avere il controllo della condivisione e nella barra in basso del pod Share il tasto Request Control diventa il tasto Release Control. Per restituire il controllo della condivisione basta premere il tasto Release Control.